Reuniões a distância: como torná-las mais eficientes para sua empresa?

Em um contexto de tempo escasso, alta competitividade e necessidade de otimização de tempo e recursos, reuniões virtuais, por meio de chats, vídeos e audioconferências, são sistemas que garantem a melhoria do tempo e a eficiência dos resultados, e são melhores que as reuniões presenciais, certo? “Nem sempre”. A avaliação é do especialista em gerenciamento de tempo da empresa Tríade do Tempo, Christian Barbosa.

Para ele, a escolha sobre qual sistema a empresa deve optar para realizar uma reunião (à distância ou presencial) está associada diretamente ao resultado colhido com esta reunião. “É necessário entender se o objetivo inicial foi atendido ou não e quanto do estimado inicialmente foi alcançado”, defende Barbosa. Segundo o especialista, há uma série de questões que devem ser levadas em conta para avaliar qual o melhor sistema para uma reunião.

“Em geral, as audioconferências tendem a ser menos eficientes, porque se abre um precedente para abertura de e-mails, dispersão, etc. As videoconferências costumam apresentar melhores resultados, mas também são mais caras”, sintetiza Barbosa. Segundo o especialista, as reuniões virtuais, como aquelas que ocorrem por meio de chats costumam ser mais baratas, mas também dificultam a produção de resultados.

Problemas

Segundo o especialista, um dos maiores problemas verificados entre as empresas no Brasil, quando as reuniões ocorrem à distância, é o sistema de condução. “Quem vai mandar na reunião, controlar o resultado dela e mensurar o quanto foi produtivo ou não, isso ainda é pouco usual”, diz.

Uma das sugestões é que as empresas estudem a adoção de reuniões on-line ou conferências à distância para decisões e discussões rápidas, de assuntos com simples solução ou menor grau de complexidade. “Para a apresentação de muitos dados, ampla discussão, a reunião presencial é mais eficiente”, avalia. Barbosa lembra que muitas empresas passaram a usar as reuniões à distância e fóruns on-line, por se tratar de uma tendência, mesmo sem avaliar os reflexos e impactos que esses sistemas têm.

Para Christian, se as empresas querem e esperam mais eficiência das suas reuniões, devem criar uma cultura para isso. “A alta gestão da empresa, o RH, e departamento de TI devem estar integrados para formar um modelo padrão. Devem saber como gerenciar as reuniões, e integrar isso à cultura da empresa”, define.

O especialista recomenda que a visão obsessiva por reduzir custos nas reuniões não predomine na cultura das empresas, já que reuniões são também meios e ferramentas para negócios. “Nos Estados Unidos, por exemplo, já há até profissionais especializados apenas em conduzir reuniões, mas isso ainda está caminhando no Brasil”, constata.